Privacyverklaring i.v.m. fiscaal attesten kinderopvang
Versie 1.0 - 1 november 2024
Chirojeugd Vlaanderen is erg begaan met de privacy van haar leden en hun ouders. We houden ons dus aan de Belgische en Europese privacywetgeving: respectievelijk de 'Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens' en de 'Algemene Verordening Gegevensbescherming' (AVG). Heb je vragen over die wetgeving of over hoe we ermee omgaan, dan kun je die stellen aan het aanspreekpunt Privacy in de Chiro.
Deze privacyverklaring gaat over de verwerking van gegevens in het kader van de opmaak van fiscaal attesten. Info over andere verwerkingen vind je op de respectieve sites:
- De Chirosite: de algemene privacyverklaring, met specifieke info voor websitegebruikers
- Het Groepsadministratieportaal: info over alle verwerkingen in het kader van inschrijvingen en verzekeringen (je hebt een Chirologin nodig om die pagina te bekijken)
Identiteit van de organisatie
Chirojeugd-Vlaanderen vzw
Kipdorp 30, 2000 Antwerpen
03-231 07 95
privacy@chiro.be
Welke gegevens worden er verzameld, en op welke manier?
Via deze website registeren we de gegevens van donateurs:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, rijksregisternummer
- Contactgegevens: adres, mailadres
Doel van die verwerking van persoonsgegevens
De ingevulde gegevens worden gebruikt om correcte fiscaal attesten kinderopvang te kunnen opstellen. Chirogroepen zijn verplicht om die informatie online in te dienen bij de Vlaamse Belastingdienst. Groepen die die aangifte niet zelf doen, geven volmacht aan het nationaal secretariaat om de nodige gegevens te verzamelen en de aangifte te doen.
Ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens
De ingevulde gegevens worden opgeslagen in een aparte en afgeschermde databank. Enkel de secretariaatsmedewerkers (m/v/x) die ingeschakeld worden bij de opmaak en aangifte van fiscaal attesten krijgen toegang tot die gegevens. Rijksregisternummers zijn enkel raadpleegbaar op het moment dat we die attesten moeten opmaken. In principe krijgen medewerkers en lokale leiding enkel te zien of er iets ingevuld is.
In het begin van het kalenderjaar worden de fiscaal attesten opgemaakt. Je krijgt daar zelf een exemplaar van, maar ze worden ook digitaal doorgegeven aan de Vlaamse Belastingdienst zodat ze automatisch gekoppeld worden aan je belastingaangifte.
Cookies
Deze website gebruikt geen andere cookies dan degene die helpen om sessiegegevens bij te houden ('functionele cookies'). Dat versnelt de werking. Die cookies worden verwijderd zodra de browser wordt afgesloten of wanneer de sessie verloopt.
Bewaartermijn
De geregistreerde gegevens worden bijgehouden volgens de wettelijke bewaartermijn van 10 jaar.
Beheer en beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen.
- Alle medewerkers die namens Chirojeugd Vlaanderen jouw gegevens kunnen verwerken, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle systemen die gebruikt worden voor raadplegingen
- We gebruiken antivirussoftware en een firewall en updaten die systematisch en tijdig
- Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om ze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
- We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen en stellen bij indien nodig
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Ze krijgen enkel toegang tot gegevens die ze nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
Mocht zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u, in de door de wet voorziene omstandigheden, persoonlijk verwittigd.
Rechten van betrokkenen
Inzagerecht: je kunt een overzicht opvragen van alle informatie die Chirojeugd Vlaanderen over jou bijhoudt door een bericht te sturen naar het aanspreekpunt Privacy in de Chiro. Inzage in gegevens die met je aansluiting bij Chirojeugd Vlaanderen te maken hebben, kun je opvragen via het inzageformulier op de Chirosite.
Recht op verbetering ('rectificatie'): voor rectificaties van gegevens die je niet zelf kan aanpassen, mag je je vraag richten tot het aanspreekpunt Privacy in de Chiro.
Recht op anonimisering en vergetelheid: je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten anonimiseren of verwijderen. Daarbij houden we wel rekening met wettelijke bewaartermijnen.